15
Oct
2014
No Comments
Saya akan mencoba berbagi informasi mengenai tugas dan tanggung jawab sebagai seorang Kepala Divisi/Apdeling perkebunan.
Profil Asisten Kebun
Asal kata asisten adalah ‘to assist ‘ yaitu “membantu”. Maka seorang asisten berperan untuk membantu. Dalam hal ini, membantu manager dan karyawan dalam melaksanakan segala jenis pekerjaan di lapangan.
Di dalam industri kelapa sawit, asisten terbagi menjadi dua yaitu Asisten Divisi/Afdeling (estate) dan Asisten Pabrik (mill). Dan sesuai dengan profesi yang saya lakukan, maka disini saya akan membahas mengenai tugas Asisten Divisi/Afdeling.
Gambaran Umum
Sebuah kebun (estate) yang memiliki luasan berkisar 4.500 ha – 5.000 ha dipimpin oleh seorang site manager yang dibantu dengan 2 (dua) asisten kepala (askep). Masing – masing askep memiliki 3 (tiga) orang asisten divisi yang bertanggung jawab atas kegiatan agronomi untuk luasan ± 600 – 700 hektare yang masih dibagi lagi atas blok tanaman yang luasnya 25 – 40 ha, sehingga satu divisi/afdeling akan terdiri atas 15 – 25 blok. Blok merupakan unit kerja terkecil untuk pengadministrasian melalui pengawasan dan pengendalian operasional juga bertanggung jawab atas terciptanya kondisi tempat kerja yang aman atas kemungkinan terjadinya kecelakaan di lingkungan kerja.
Seorang kepala divisi/afdeling adalah bagian dari manager terdepan dalam sebuah perusahaan. Kedudukannya Asisten Divisi ini sangat strategi, karena hubungan secara langsung dengan pengambilan keputusan dan kebijaksanaan yang ditetapkan untuk dilaksanakan secara operasional oleh seluruh bawahannya dalam sebuah wilayah divisi / afdeling. Otoritas terhadap kebijakan divisi/afdeling tersebut harus dapat dipertanggungjawabkan kepada perusahaan.
Dalam menjalankan peran dan tugasnya, seorang kepala divisi/afdeling mempunyai tugas yang di turunkan dalam tugas harian, tugas mingguan, tugas bulanan dan tugas tahunan. Tugas-tugas tersebut dijalankan melalui koridor kontrol dan evaluasi. Bentuk pertanggungjawaban seorang kepala afdeling bisa ke asisten kepala (askep) maupun site manager tergantung bentuk susunan organisasi perusahaan.
Dalam menjalankan fungsi dan tugasnya tersebut seorang kepala divisi/apdeling dibantu oleh seorang krani divisi, beberapa mandor atau pengawas lapangan (produksi dan perawatan) yang membawahi maksimal 20 (dua puluh) karyawan per kemandorannya. Juga masih di perlukan beberapa orang penjaga malam, pesuruh, penjaga pompa air/listrik. Tiap divisi/afdeling dilengkapi kantor, gudang, garasi, lapangan olah raga, balai pertemuan, rumah ibadah, bak mandi umum, pentitipan bayi, poliklinik.
Tugas dan Tanggungjawab Asisten Afdeling
1. Dikantor Divisi (Pagi)
Melaksanakan lingkaran pagi (sudah berada di kantor sebelum jam 6 pagi)
Membetulkan penyimpangan kerja hari sebelumnya
Mendata jumlah tenaga kerja pada hari tersebut untuk menentukan target minimal seluruh mandor
Memastikan bahan yang dibawa sesuai dengan jumlah tenaga kerja, lengkap dengan paeralatan
Mempersiapkan transportasi yang cukup untuk angkut karyawan dan panen
Menyelesaikan pengecekan pekerjaan administrasi sebelum jam 07.00.
2. Di lapangan
Paling lambat jam 07.00 sudah berada di lapangan untuk memastikan semua instruksi kerja sudah dijalankan
Memberikann tata cara dan praktik kerja yang baik dan benar
Periksa hasil kerja yang kemarin (kualitas & prestasi) dan bila ada penyimpangan, segera panggil mandor dan dan beri sanksi
Jam 12.00-13.00 istirahat makan siang serta dapat memilih pekerjaan yang paling penting untuk diawasi (tetap disana)
Jam 13.00 -14.30 harus sudah kembali ke lapangan dan bila ada urusan penting bisa pulang lebih awal
Sebelum jam 14.30, memastikan ketersediaan transportasi untuk muat karyawan pulang baik dari Blok kerja maupun dari kantor divisi serta TBS ke PKS
3. Di kantor Divisi (sore)
Sore hari sebelum jam kerja selesai, memeriksa laporan prestasi kerja
Waktu penerimaan laporan hasil kerja, periksa ”kewajaran” dan bila ragu tanyakan pada mandor yang bersangkutan
Serahkan laporan ke krani bila telah selesai laporan diperiksa dan diparaf
Membuat rencana kerja harian / RKH untuk besok hari dan persiapkan bahan yang cukup
Memeriksa kebenaran data yang telah diinput oleh krani pada pagi hari dan melanjutkan sisa pekerjaan yang belum selesai diperiksa pada pagi harinya
Sumber :
http://lajuardyhardian.blogspot.com/2013/08/jobdesk-asisten-kepala-divisiapdeling.html